KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Bu Aydınlatma Metni Hakkında

İşbu Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”), kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca Zoetis Hayvan Sağlığı Limited Şirketi (“Zoetis”) tarafından, veri sorumlusu sıfatıyla, hangi amaçlarla ve nasıl işlendiğine ve buna yönelik haklarınıza ilişkin olarak sizleri bilgilendirmek maksadıyla hazırlanmıştır.

Bu Aydınlatma Metninde açıklandığı şekilde, Zoetis ve bağlı kuruluşları (“Zoetis”, “biz”, “bize” veya “Şirket”), rüşvetle ve yolsuzlukla mücadele (“ABAC”) durum tespiti bağlamında üçüncü şahıslara (bundan böyle “siz” veya “sizin” olarak anılacaktır) ilişkin topladığı kişisel verileri, Zoetis ile sözleşmeye dayalı bir ilişkiye girmek isteyen ve/veya Zoetis ile sözleşmeye dayalı ilişkiyi sürdüren her bir üçüncü tarafın, Zoetis ile sözleşmeye dayalı ilişkisi devam ettiği süre boyunca etik ve ABAC yasalarına, düzenlemelerine ve ilkelerine uyumunu doğrulamak maksadıyla işlemektedir. ABAC durum tespiti süreci, Zoetis ABAC uyum programının önemli bir aracını oluşturmaktadır.

ABAC durum tespiti sürecimiz, bir bölümünde Üçüncü Taraf Kayıt Durum Tespiti Anketini (“Anket”) doldurmanız ve göndermeniz istenerek yürütülür ve sizin, ortaklarınızın ve/ya açık rıza almak sureti ile Zoetis’e aktardığınız üçüncü kişilerin kişisel verileri bu yolla toplanır.

Kişisel Verilerin Anketin amaçları doğrultusunda işlenmesinden sorumlu şirket, veri sorumlusu sıfatını haiz olan Zoetis’tir.

Topladığımız Kişisel Veriler

“Kişisel Veriler”, bir bireyi tanımlayan veya tanımlanabilir bir bireyle ilgili bilgilerdir. ABAC durum tespiti sürecimiz amacıyla toplanan Kişisel Veriler, yürürlükteki yasaların izin verdiği durumlarda şunları içerebilir:

• İsim, unvan, adres, ikamet edilen ülke, telefon numarası ve e-posta adresi gibi satın almaya ilişkin iletişim bilgileri;

• Vergi Numarası, Sosyal Güvenlik Numarası, KDV Kaydı veya diğer resmi tanımlayıcı bilgiler;

• Banka hesap bilgileri;

• Vergi bilgileri;

• İsim ve adres, lisans/sertifika numaraları dâhil olmak üzere Zoetis’e hizmet sağlarken bağlantı kuracağınız tüm alt yükleniciler, yan kuruluşlar, üçüncü taraflar, aracılar veya diğer kişi veya kuruluşlarla ilgili bilgiler;

• İsim, unvan, adres, ikamet edilen ülke, vatandaşlık, mülkiyet oranı, bir devlet kurumuyla ilişkili olup olmadıkları veya herhangi bir Zoetis çalışanı ile kişisel, ailevi veya finansal ilişkileri olup olmadığı dâhil olmak üzere intifa hakkı sahipleriyle ilgili bilgiler;

• İntifa hakkı sahiplerinin kişisel, ailevi veya finansal bir ilişki içinde olabileceği Zoetis çalışanının/çalışanlarının adı;

• Adı, resmî unvanı, hizmet tarihleri ve iş sorumlulukları dâhil olmak üzere kamu görevlisi olan yönetim kurulu üyelerinizin, yetkililerinizin veya yöneticilerinize ilişkin bilgiler;

• Devlet görevlileriyle Zoetis adına etkileşime girmeniz veya bir devlet kurumuyla iş ilişkiniz olması durumunda, devlet görevlisinin adı ve ünvanı, etkileşimin amacı ve sıklığı dâhil olmak üzere bu etkileşime ilişkin bilgiler;

• İsim, adres ve telefon numarası dahil referans bilgileri;

• Dolandırıcılık, rüşvet, vergi kaçakçılığı veya diğer yolsuzluklara ilişkin ihlallerle ilgili olarak size, intifa hakkı sahiplerine, alt yüklenicilere veya bize tanımlayabileceğiniz diğer kişilere karşı herhangi bir resmi suçlama veya mahkumiyete ilişkin bilgiler.

Anket ile bağlantılı olarak başka bir kişi hakkında verdiğiniz Kişisel Veriler ölçüsünde, bu kişilerin Kişisel Verilerini bu Aydınlatma Metninde  belirtildiği şekilde Zoetis’in işlemesi için açık rızalarını aldığınızı beyan etmektesiniz ve bu rızaların bir kaydını tutarak talep edildiğinde Zoetis’e sunacaksınız.

Sizinle olan ilişkimiz sırasında işinizde, durum tespiti incelemesiyle ilgili olabilecek herhangi bir değişiklik, derhal dikkatimize sunulmalıdır.

Kişisel Verilerin İşlenmesine Dair Yasal Gerekçeler

Kişisel Verileri ABAC durum tespiti maksadıyla işlerken, aşağıdaki yasal dayanaklara istinat ediyoruz:

• Düzenleyici Dayanak: Zoetis’in, geçerli yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyum maksadıyla üçüncü taraflar üzerinde ABAC durum tespiti kontrolleri yapması gerekmektedir.

• Meşru Menfaat: Zoetis, Zoetis’i ciddi itibar risklerine, para cezalarına ve cezalara maruz bırakabilecek dolandırıcılık ve yolsuzluk suçlarını önlemek amacıyla ABAC durum tespiti maksadıyla Kişisel Verileri işleyebilir. Meşru menfaatlerimizi dikkatli bir şekilde düşündük ve meşru menfaatlerimizi geçerli veri koruma yasaları kapsamındaki haklarınızla dengeledik.

Kişisel Verileri Kimlerden Alıyoruz?

Aldığımız Kişisel Verilerin çoğunu bu Anketin doldurulması yoluyla doğrudan sizden alıyoruz. Ayrıca halka açık veri tabanlarından, internet kaynaklarından ve haber medyasından ve diğer şirket bilgi veri tabanlarından da bilgi alabiliriz.

Kişisel Verilerinizi Kimlerle Paylaşacağız?

ABAC durum tespiti süreci sırasında Zoetis, bağlı kuruluşlarına Kişisel Verilerinizi açıklayabilir. Kişisel Verilere erişebilen Zoetis bağlı kuruluşlarının bir listesi şu adreste mevcuttur: https://www.zoetis.com/about-us/company-locations.aspx.

Zoetis, durum tespiti incelemesiyle ilgili bu verileri şu kişilere açıklayabilecektir: (i) Anket ile bağlantılı olarak bize hizmet sağlayanlar gibi, bu üçüncü taraf durum tespiti incelemesi amacıyla bilmesi gereken bu tür kişi veya kuruluşlar; (ii) Zoetis’in dış hukuk danışmanları, denetçileri ve nitelikli ve belirlenmiş durum tespiti sağlayıcıları; veya (iii) yürürlükteki yasalar, mahkeme kararları veya hükümet düzenlemelerinin veya bir hükümet veya kamu makamının geçerli bir talebine istinaden gerekten veya izin verildiği şekilde.

Zoetis ayrıca Kişisel Verileri gerektiği veya uygun olduğu şekilde paylaşabilir: (1) ikamet ettiğiniz ülkenin yasaları da dâhil olmak üzere geçerli yasalara göre; (2) yasal sürece uymak maksadıyla; (3) ikamet ettiğiniz ülke dışındakiler de dâhil olmak üzere kamu ve devlet yetkililerinden gelen taleplere yanıt vermek maksadıyla; (4) bizim ve bağlı kuruluşlarımızın operasyonlarını korumak maksadıyla; (5) mevcut çözüm yollarını takip etmemizi sağlamak veya maruz kalabileceğimiz zararları sınırlamak maksadıyla.

Zoetis, herhangi bir yeniden yapılanma, birleşme, satış, ortak girişim, devir, temlik durumunda veya iflas veya benzer işlemlerle bağlantılı olanlar da dâhil olmak üzere işimizin, varlıklarımızın veya stoklarımızın tamamının veya herhangi bir bölümünün başka şekilde elden çıkarılması durumunda verileri üçüncü bir tarafa aktarabilir.

Kişisel Verilerin Avrupa Ekonomik Alanı (AEA) Dışına Aktarılması

Kişisel Verilerinizin açıklanması, Kişisel Verilerinizi bulunduğunuz yer dışındaki ülkeler de dâhil olmak üzere Avrupa Ekonomik Alanında (AEA) bulunan diğer ülkelere aktarılmasını içerebilir. Ayrıca, veriler AEA dışına da aktarılabilir.  Avrupa Komisyonu tarafından bu ülkelerden bazılarının AEA standartlarına göre yeterli düzeyde koruma sağladığı kabul edilebilir. AEA dışındaki ülkelere aktarımlar konusunda, Avrupa Komisyonu tarafından Kişisel Verilerin korunması maksadıyla kabul edilen standart sözleşme maddeleri gibi yeterli önlemleri uygulamaya koyduk. Aşağıdaki “İletişime Geçin” bölümünde açıklandığı şekilde bizimle iletişime geçerek bu önlemlerin bir kopyasını edinebilirsiniz.

Zoetis Kişisel Verilerinizi Ne Kadar Süreyle Saklar?

Kuruluşumuzda, Kişisel Verilerin korunması maksadıyla makul kurumsal, teknik ve idari önlemleri kullanmaya çalışıyoruz. Verilerinizi, elde edildiği amacın/amaçların ışığında ve yürürlükteki yasalara uygun olarak, ihtiyaç duyulduğu veya izin verildiği sürece saklarız.

Veri saklama sürelerimizin belirlenmesinde aşağıdaki kriterler kullanılmaktadır: (i) şirketinizle ilişkimizi sürdürdüğümüz süre; (ii) tabi olduğumuz yasal yükümlülükler; ve (iii) yasal konumumuz ışığında tavsiye edildiği şekilde (geçerli zamanaşımı süreleri, davalar veya mevzuata ilişkin soruşturmalar gibi).

Yasal mevzuat kapsamında sahip olduğunuz Kişisel Verilerinize ilişkin haklarınızdan faydalanmak üzere Zoetis’e başvuruda bulunabilirsiniz. KVKK 11. maddesinde anılan Kişisel Verilerinize ilişkin haklarınız şunlardır:

• Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel Veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel Verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

• Kişisel Verilerinizin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu hakkınızı kullanmanız halinde bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

• Elde ettiğimiz bilgilerin otomatik sistemler ile analizi yoluyla hakkınızda ortaya çıkan aleyhe sonuca itiraz etme,

• Kişisel Verilerinizin kanununa aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Söz konusu haklarınızı kullanmak istediğiniz zaman aşağıda “İletişime Geçin” kısmında bulunan iletişim bilgilerinden bizimle iletişime her zaman geçmeniz mümkündür.

Bu kapsamda iletilen talepler Zoetis tarafından en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır.

Bu Aydınlatma Metnindeki Değişiklikler

Mevcut yasaların gerektirdiği ölçüde, bu Aydınlatma Metninde herhangi bir zamanda değişiklik yapma hakkımız saklıdır. Revize edilen Aydınlatma Metnini, Ariba SLP’deki Tedarikçi Kayıt Anketinde yayınlayacağız. Aydınlatma Metninin en son ne zaman revize edildiğini, bu Aydınlatma Metninin altındaki “Son Güncelleme” bilgisine bakarak öğrenebilirsiniz. Herhangi bir değişiklik, revize edilen Aydınlatma Metninin yayınlanmasıyla yürürlüğe girecektir.

Bu Aydınlatma Metninde yer alan bilgilerle ilgili herhangi bir sorunuz olması ve/veya KVKK kapsamında haklarınızı kullanmak istemeniz durumunda, lütfen [email protected] adresinden bizimle iletişime geçin. Zoetis’in ABAC durum tespiti süreci hakkında herhangi bir sorunuz olması durumunda, lütfen [email protected] adresinden bizimle iletişime geçin.

CLARIFICATION TEXT REGARDING PROCESSING OF PERSONAL DATA

About this Clarification Text

This Clarification Text Regarding Processing of Personal Data (“Clarification Text”) has been prepared in order to inform you about for what purposes and how your personal data is processed by Zoetis Hayvan Sağlığı Limited Şirketi (“Zoetis”) who is the data controller and your rights regarding this in accordance with Personal Data Protection Law No. 6698 (“PDPL”).

As described in this Clarification Text, Zoetis and its affiliates (“Zoetis”, “we”, “us” or “Company”) processes your personal data collected in the context of anti-bribery anti-corruption (“ABAC”) due diligence for third parties (hereinafter “you” or “your”) for the purpose of verifying that each third-party who wants to enter into a contractual relationship with Zoetis and/or maintains a contractual relationship with Zoetis complies with ethical and ABAC laws, regulations and principles, during the term of which the contractual relationship continues with Zoetis. The ABAC due diligence process constitutes an essential instrument of the Zoetis ABAC compliance program.

Our ABAC due diligence process is conducted in part by requesting that you complete and submit a due Third Party Registration Due Diligence Questionnaire (the “Questionnaire”) and the personal data of yourself, your partners and/or third parties that you have transferred to Zoetis by obtaining their explicit consents are collected in this manner.

Zoetis , who is the data controller, is the company responsible for the processing of Personal Data for purposes of the Questionnaire.

Personal Data We Collect

“Personal Data” is information that identifies an individual or relates to an identifiable individual. The Personal Data collected for the purpose of our ABAC due diligence process may include, where permitted by applicable law:

• Purchasing contact information, such as name, title, address, country of residence, telephone number and email address;

• Tax ID, Social-Security Number, VAT Registration or other government identifier;

• Bank account information;

• Tax information;

• Information relating to any sub-contractors, subsidiaries, third parties, intermediaries, or other persons or entities you will engage when providing services to Zoetis, including name and address, license/certification numbers;

• Information relating to beneficial owners, including name, title, address, country of residence, citizenship, ownership percentage, indication of whether they are associated with a government entity or have personal, familial or financial relationship with any Zoetis employee;

• Name of Zoetis employee(s) with whom beneficial owners may have a personal, familial or financial relationship;

• Information relating to your directors, officers or managers who are government officials, including name, government title, dates of service and job responsibilities;

• If you interact with government officials on behalf of Zoetis or have a business relationship with a governmental entity, information relating to that relationship, including the name and title of the government official, the purpose and frequency of the interaction;

• Reference information, including name, address and telephone number;

• Information regarding any formal charges or convictions against you, your beneficial owners, sub-contractors or others you may identify to us for identify for fraud, bribery, tax evasion or other corruption related violations.

To the extent you have provided Personal Data about another individual in connection with the Questionnaire, you represent that you have obtained their explicit consent for Zoetis to process their Personal Data as outlined in this Clarification Text and you will maintain a record of these consents and provide them to Zoetis upon request.

Any changes in your business during our relationship with you that might be relevant to the due diligence review should immediately be brought to our attention. 

Legal Bases for Processing Personal Data

When we process Personal Data for ABAC due diligence purposes, we rely on the following legal bases:

• Regulatory Basis: Zoetis is required to carry out ABAC due diligence checks on third parties in order to comply with applicable legal and regulatory requirements.

• Legitimate Interest: Zoetis may process Personal Data for ABAC due diligence for the purpose of preventing fraud and corruption crimes that could expose Zoetis to serious reputational risks, fines and penalties. We have considered our legitimate interests carefully and have balanced our legitimate interests against your rights under applicable data protection laws.

Who We Receive Personal Data From

The majority of Personal Data we receive directly from you through the completion of this Questionnaire. We may also obtain information from publicly available databases, internet sources and news media and other company information databases.

Who Will We Share Your Personal Data With

During the ABAC due diligence process, Zoetis may disclose your Personal Data to our affiliates.  A list of Zoetis affiliates that may access the Personal Data is available at https://www.zoetis.com/about-us/company-locations.aspx.

Zoetis will disclose data related to this due diligence review to: (i)  such persons or entities with a need to know for the purpose of this third party due diligence review, such as those who provide services to us in connection with the Questionnaire; (ii) Zoetis’ external legal advisors, auditors, and qualified and designated due diligence providers; or (iii) as required or permitted by applicable laws, court orders, or government regulations or pursuant to a valid request by a governmental or public authority.

Zoetis may also share Personal Data as necessary or appropriate: (1) under applicable law, including laws of your country of residence; (2) to comply with legal process; (3) to respond to requests from public and government authorities including those outside your country of residence; (4) to protect our operations and those of our affiliates; (5) to allow us to pursue available remedies or limit damages we may sustain.

Zoetis may transfer data to a third party in the event of any reorganization, merger, sale, joint venture, assignment, transfer or other disposition of all or any part of our business, assets or stock, including in connection with and bankruptcy or similar proceedings.

Transfer of Data Outside the EEA

Disclosing your Personal Data may include transferring Personal Data to other countries located in the European Economic Area (EEA) including countries other than where you are located. In addition, data may be transferred outside the EEA. Some of these countries may be recognized by the European Commission as providing an adequate level of protection according to EEA standards. As for transfers to countries outside the EEA, we have put in place adequate measures, such as standard contractual clauses adopted by the European Commission to protect Personal Data.  You may obtain a copy of these measures by contacting us as described in the “Contact Us” section below.

How Long Does Zoetis Retain Your Personal Data

We seek to use reasonable organizational, technical and administrative measures to protect Personal Data within our organization. We retain your data for as long as needed or permitted in light of the purpose(s) for which it was obtained and consistent with applicable law.

The following criteria are used to determine our retention periods: (i) the period of time in which we maintain a relationship with your company; (ii) legal obligations to which we are subject; and (iii) as advisable in light of our legal position (such as with respect to applicable statutes of limitations, litigation, or regulatory investigations).

What Are Your Rights

You can apply to Zoetis to benefit from your rights regarding your Personal Data that you have under the legal legislation. Your rights regarding your Personal Data referred to in Article 11 of the PDPL are as follows:

• to learn whether your Personal Data are processed or not,

• to demand for information as to if Personal Data have been processed,

• to learn the purpose of the processing of your Personal Data and whether these personal data are used in compliance with the purpose,

• to know the third parties to whom your Personal Data are transferred in country or abroad,

• to request the rectification of the incomplete or inaccurate Personal Data, if any; if you exercise this right, to request this situation to be reported to the third parties to whom your Personal Data have been transferred,

• to request the erasure or destruction of your Personal Data in the event that the reasons for the processing of your Personal Data no longer exist; if you exercise this right, to request this situation to be reported to the third parties to whom your Personal Data have been transferred,

• to object to the occurrence of a result against you by analyzing the data obtained through automated systems,

• to claim compensation for the damage arising from the unlawful processing of your Personal Data.

When you want to exercise your above-mentioned rights, you can always contact us using the contact information in the “Contact Us” section below.

The requests submitted in this context will be finalized by Zoetis within thirty days at the latest.

To the extent required by applicable laws, we reserve the right to amend Clarification Text at any time. We will post the revised Clarification Text on the Supplier Registration Questionnaire in Ariba SLP. You can determine when the Clarification Text was last revised by referring to the “Last Updated” legend at the bottom of this Clarification Text. Any changes will become effective upon the posting of the revised Clarification Text.

Contact Us

If you have any questions about the information contained in this Clarification Text and/or want to exercise your rights under PDPL, please contact us at [email protected]. If you have any questions about the Zoetis’ ABAC due diligence process, please contact us at [email protected].